Processo de Denúncia

Introdução

Este documento estabelece (e consolida) o Regulamento de Proteção que se aplica a denunciantes que obtiveram informações sobre violações no contexto profissional, sejam eles empregados, clientes, fornecedores ou membros do conselho.

Este documento aplica um conjunto de regras que garantem a proteção eficaz dos denunciantes em áreas de atuação e políticas. Estabelece medidas de proteção, além das regras e procedimentos internos para o recebimento e tratamento de denúncias de irregularidades, em conformidade com as disposições legais aplicáveis, assim como as regras, princípios e valores da agap2 indústria.

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Condições para integração no canal de denúncias

Os denunciantes beneficiam da proteção do Regulamento, desde que:

• o denunciante age de boa-fé;
• tinha motivos razoáveis para acreditar que a informação sobre as violações denunciadas era verdadeira no momento em que foi transmitida e que se enquadra no âmbito do processo;
• pessoas que comunicaram anonimamente ou divulgaram publicamente informações sobre violações, mas que foram posteriormente identificadas e retaliadas;

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Âmbito Pessoal

O Canal de Denúncias aplica-se e abrange:

• Empregados
• Clientes
• Fornecedores
• Membros da administração ou acionistas
• Corpos de gestão ou supervisão
• Qualquer pessoa que trabalhe sob a supervisão e direção dos contratados, subcontratados e fornecedores da agap2 industria
• Denunciantes em casos onde reportem ou divulguem publicamente informações sobre infrações obtidas em uma relação profissional que, entretanto, tenha terminado.
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A proteção conferida por esta Lei é extensível, com as devidas adaptações, a:

• Pessoa singular que auxilia o denunciante no procedimento de denúncia e cuja assistência deve ser confidencial (Facilitadores)
• Terceiras partes que estão relacionadas com o denunciante (colega de trabalho, familiar que possa ser alvo de retaliação em contexto profissional...)
• Pessoas coletivas ou entidades similares que sejam propriedade ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalha ou com as quais tenha qualquer tipo de ligação em contexto profissional.

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Objetivos do Canal de Relatórios

Irregularidades abrangidas por este Regulamento serão consideradas atos nas seguintes áreas:

• Contratação Pública;
• Serviços, Produtos e Mercados Financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo;
• Segurança e conformidade de produtos;
• Segurança nos Transportes;
• Proteção Ambiental;
• Danos ao meio ambiente;
• Proteção contra radiações e segurança nuclear;
• Segurança alimentar e dos alimentos para animais, saúde e bem-estar animal;
• Saúde Pública;
• Proteção do Consumidor;
• Proteção da privacidade dos dados pessoais e segurança das redes e dos sistemas de informação;
• Violações dos Interesses Financeiros da União Europeia;
• Violações relacionadas com o mercado interno, incluindo regras de concorrência e auxílios estatais, bem como regras de tributação empresarial;
• Crime violento, especialmente o violento e altamente organizado. Assim como crime organizado e económico-financeiro (por exemplo, corrupção ativa/passiva);
• Violação de normas ou políticas internas;

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Modo de Comunicação

Este Regulamento baseia-se num regime voluntário de denúncia de irregularidades. O sistema de receção, tratamento e procedimento de denúncia de irregularidades opera através de canais de comunicação dedicados a este propósito, promovendo a total integridade e confidencialidade da identidade ou anonimato dos denunciantes, além da confidencialidade dos terceiros identificados mencionados na denúncia, garantindo o impedimento do acesso por pessoas não autorizadas.

A submissão de denúncias pode ser feita de forma anónima (neste caso, o anonimato deverá ser solicitado pelo denunciante no momento da submissão) ou mantendo a confidencialidade da identidade do denunciante pelos colaboradores autorizados a tratar a denúncia. Em qualquer dos casos, as denúncias podem ser apresentadas por escrito e/ou verbalmente.

Em qualquer situação, a denúncia escrita (em caso de forma escrita) e/ou o pedido de contacto para denúncia (em caso de denúncia verbal) deve ser enviada para o email:

• Email: etica@agap2-ind.pt

Tratamento da Comunicação

Conforme definido por este Regulamento, todas as comunicações de irregularidades são tratadas como informações confidenciais, sendo o canal de denúncias, as pessoas designadas (que estão sujeitas a cláusulas de imparcialidade) responsáveis por receber a denúncia e manter a comunicação com o denunciante. Caso necessário, poderão solicitar mais informações e fornecer um retorno ao denunciante, comprometendo-se a prestar essas informações dentro de um prazo razoável.

Departamento de Governance & Compliance

O Canal de Denúncias, dada a criticidade das informações, adota o princípio da necessidade de saber, restringindo e diferenciando o conhecimento sobre a denúncia e a identidade do denunciante. Apenas o pessoal autorizado responsável pelo tratamento da denúncia pode ter acesso à identidade do denunciante.

Há um responsável pela conformidade regulamentar que exerce as suas funções de forma independente, permanente e com autonomia de decisão, dispondo da informação interna, bem como dos meios humanos e técnicos necessários para o desempenho adequado das suas funções.

De acordo com a legislação em vigor, este responsável pela conformidade regulamentar atua de forma transversal entre as empresas do Grupo MoOngy S.A.

Para preservar a integridade, limitar a informação e garantir maior independência na operação do canal, a identidade do Compliance Officer responsável pela manutenção, preservação e integridade do canal será mantida anónima para o grupo, sendo apenas comunicado que a gestão estará assegurada por pessoal específico destacado exclusivamente para o canal. Estes elementos, treinados no Canal de Denúncias, integram o DPG.

O Compliance Officer, assim como o Pessoal Autorizado, está sujeito a um NDA específico relativo ao Canal de Denúncias, com o objetivo de salvaguardar qualquer denúncia sob um rigoroso dever de confidencialidade.

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Processo de Investigação

A comunicação/denúncia será enviada internamente à pessoa responsável pelo canal de denúncias, que deverá determinar se a comunicação de irregularidade contém fundamentos mínimos para iniciar um processo de apuração de factos.

O recebimento de uma comunicação/denúncia dará sempre origem a um caso de investigação, salvo quando houver manifesta falta de fundamento. O pessoal autorizado, encarregado do processo de investigação, deverá promover a implementação de medidas apropriadas para a proteção das informações e dados contidos nas comunicações e nos seus registos, bem como adotar as ações necessárias para a confirmação inicial dos fundamentos apresentados.

A agap2 industria compromete-se a informar o autor da comunicação, dentro de um prazo razoável (que não poderá exceder três meses após a notificação enviada ao denunciante), sobre as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia, bem como as razões para a escolha desse seguimento e as conclusões da investigação.

O processo de investigação termina com a documentação dos resultados, fundamentos e conclusões, além da formulação de recomendações e medidas adequadas à situação. Caso a denúncia seja considerada infundada (por insuficiência ou invalidez dos fundamentos), será arquivada.

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Medidas de Proteção

Proibição de Retaliação

A denúncia não pode, por qualquer meio ou forma, implicar atos de retaliação (incluindo tentativas ou ameaças) ou omissões que, direta ou indiretamente, ocorram num contexto profissional e sejam motivados por uma denúncia, causando ou podendo causar ao denunciante ou facilitadores da denúncia, de forma injustificada, danos patrimoniais ou não patrimoniais, assédio, intimidação ou discriminação. A agap2 industria deve garantir que tais situações não ocorram.

A pessoa que praticar um ato de retaliação deve indemnizar o denunciante pelos danos causados. O denunciante poderá solicitar as medidas adequadas às circunstâncias do caso para evitar a ocorrência ou ampliação dos danos.

Presume-se abusiva qualquer sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após a denúncia ou divulgação pública. Todas as pessoas listadas na seção "âmbito pessoal" estão abrangidas por esta proteção.

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Exceção devido à necessidade de partilha

Se, por qualquer motivo, for excepcionalmente necessário fornecer a identidade do denunciante a outra parte durante o processo de investigação, o denunciante receberá um pedido de consentimento. Este pedido será baseado no entendimento de que é uma obrigação necessária e proporcional fornecer a identidade, para que o próprio denunciante, de livre vontade, permita (ou não permita) a partilha da sua identidade com a parte para a qual a informação é considerada essencial à investigação, de modo a salvaguardar os direitos de defesa da pessoa envolvida.

Deve-se destacar que este pedido de consentimento será feito ao denunciante de forma individual, para cada pessoa específica a quem a partilha seja essencial.

Nos termos da legislação aplicável ao Canal de Denúncias, caso a informação da identidade do denunciante prejudique investigações ou processos judiciais conduzidos pelas autoridades nacionais, o consentimento do denunciante poderá ser dispensado nessa situação particular.

Medidas de Apoio

O Denunciante tem direito, em termos gerais, à proteção legal e pode beneficiar de medidas de proteção de testemunhas em processos criminais. A agap2 industria é responsável por reconhecer o estatuto de Denunciante através de certificação.

Dados Pessoais

Deve ser tido em consideração que a confidencialidade da identidade do denunciante também se aplica à identidade das pessoas listadas no "âmbito pessoal".

A informação recolhida através do canal de denúncias será utilizada exclusivamente para os fins nele previstos. A máxima proteção estabelecida pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) será assegurada para o tratamento de cada denúncia, especialmente em relação à identidade do denunciante.

Além disso, o Princípio da Minimização de Dados garantirá que o pessoal autorizado tenha acesso à informação mínima necessária sobre a identidade do denunciante. Sem prejuízo, os outros princípios (como limitação do tratamento, responsabilidade, etc.) e práticas do RGPD serão aplicados para garantir a proteção dos dados do denunciante.

Irreductibilidade dos Direitos

Para garantir a integridade e frustrar qualquer impedimento ou pressão de terceiros sobre o denunciante e outros listados, abrangidos pela proteção, o Direito a Medidas Protetivas referido é totalmente irrenunciável, não podendo ser renunciado ou limitado por qualquer acordo, política, formulário ou condição. As disposições contratuais que limitem ou obscureçam a submissão ou o acompanhamento das denúncias ou a divulgação pública de infrações ao abrigo desta Lei serão nulas e sem efeito.

Financiamento da Denúncia

Os responsáveis pelo tratamento da denúncia têm o direito de captar (com o consentimento e escolha do denunciante quanto ao modo de gravação, seja em formato escrito - relatórios, atas - ou verbal - em forma de gravação de áudio ou outras formas multimédia) informações confiáveis para produção e disseminação.

Produção e Disseminação de Informação Confiável

A informação relacionada com a denúncia será mantida por um ano, a fim de ser integrada (mantendo a máxima confidencialidade) no relatório sobre a atividade preventiva da empresa, para avaliar a integração e operação do canal de denúncias, além de orientar a atividade preventiva da empresa, racionalizando a alocação de recursos disponíveis e aumentando o nível de eficácia do sistema, com o objetivo de permitir uma compreensão global com a maior aproximação possível dos contornos desses crimes e a eficácia da sua investigação, além de monitorar o tempo total de resposta do canal de denúncias.

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Este regulamento de Denúncia de Irregularidades é revisto anualmente após o relatório anual sobre a implementação e operação do Canal de Denúncias e conta com o total apoio da nossa gestão.